4、做自我介紹，扼要說(shuō)明打電話的目的和事項(xiàng)。詢(xún)問(wèn)和確認(rèn)對(duì)方的姓名、所在部門(mén)和職位。記錄對(duì)方談話內(nèi)容并予以確認(rèn)。

 

　　5、如果對(duì)方不在，而事情不重要或不保密時(shí)，可請(qǐng)代接電話者轉(zhuǎn)告。相反，應(yīng)向代接電話者詢(xún)問(wèn)對(duì)方的去處和聯(lián)系方式，或把自己的聯(lián)系方面留下，讓對(duì)方回來(lái)后回電話。

 

　　6、感謝對(duì)方或代接電話者，并有禮貌地說(shuō)聲“再見(jiàn)”。

 

　　六、如何代接電話？

 

　　1、來(lái)電找的人不在時(shí)，告訴對(duì)方不在的理由，如出差等。若對(duì)方問(wèn)什么時(shí)間回來(lái)，接電話者應(yīng)盡量告訴他具體時(shí)間。

 

　　2、禮儀地詢(xún)問(wèn)對(duì)方的工作單位、姓名和職位;主動(dòng)詢(xún)問(wèn)對(duì)方是否留言，如留言，應(yīng)詳細(xì)記錄并予以確定，并表示會(huì)盡快轉(zhuǎn)達(dá)。

 

　　3、如果對(duì)方不留言，則掛斷電話，記住：等對(duì)方掛后再掛。

 

　　4、接到抱怨或投訴電話時(shí)，要有涵養(yǎng)，不與對(duì)方爭(zhēng)執(zhí)，并表示盡快處理。如不是本部門(mén)的責(zé)任，應(yīng)把電話轉(zhuǎn)給相關(guān)部門(mén)或人士，或告訴來(lái)電者該找哪個(gè)部門(mén)，找誰(shuí)和怎么找。

 

　　5、來(lái)電找的同事正在接電話時(shí)，告訴對(duì)方他所找的人正在接電話，主動(dòng)詢(xún)問(wèn)對(duì)方是留言還是等一會(huì)兒。如果留言，則記錄對(duì)方的留言、單位、姓名和聯(lián)系方式;如果只是等一會(huì)兒，則將電話筒輕輕放下，通知被找的人接電話;如果被叫人正在接一個(gè)重要電話，一時(shí)難以結(jié)束，則請(qǐng)對(duì)方過(guò)一會(huì)兒再來(lái)電話，或是留下回電號(hào)碼。切忌讓對(duì)方莫名久等。